Utiliser Nextcloud dans une petite entreprise (non géré)
Ce tutoriel décrit comment vous pouvez mettre en place Nextcloud dans une petite entreprise. La procédure décrite ici est recommandée pour les entreprises comptant un maximum de 100 employés. Si votre entreprise compte plus d’employés, l’intégration de Nextcloud via l’authentification LDAP dans l’infrastructure existante est conseillée.
Conditions préalables
Il est supposé que vous avez accès à un serveur Nextcloud en tant qu’administrateur. Ce guide n’est donc pas applicable à l’un de nos produits Nextcloud gérés.
Activation et installation d’applications supplémentaires
Étant donné que diverses applications doivent être installées au cours du tutoriel, nous allons d’abord aborder comment les applications peuvent être installées et activées sur le serveur Nextcloud. Connectez-vous à l’instance du serveur Nextcloud avec un compte ayant des droits d’administrateur. Ensuite, cliquez sur votre icône dans le coin supérieur droit de la page. Vous trouverez l’entrée “Applications”.
Ensuite, un aperçu des applications installées vous sera affiché et indiquera si celles-ci sont activées ou désactivées.
Via le menu à gauche, vous pouvez installer des applications supplémentaires. Cliquez sur “Paquets d’applications” dans le menu. Les applications sont présentées par thématiques.
Dans la capture d’écran ci-dessus, vous pouvez voir par exemple le paquet Groupware. Ici, vous pouvez installer l’application “Calendrier” et “Contacts” en cliquant sur “Télécharger et installer”.
Création de groupes d’utilisateurs
Les utilisateurs peuvent être regroupés dans des groupes auxquels des autorisations spécifiques peuvent être assignées ultérieurement dans le Cloud. Il est conseillé de d’abord créer les groupes, puisque les utilisateurs peuvent être directement associés aux groupes lors de leur création. Connectez-vous avec un compte utilisateur dans le Cloud qui dispose de droits d’administrateur. Ensuite, cliquez sur votre icône en haut à droite de la barre de navigation et sélectionnez “Utilisateurs”.
La page suivante s’affiche :
Cliquez sur le bouton “Ajouter un groupe”.
Entrez le nom souhaité du groupe dans le champ qui apparaît et cliquez sur la flèche pour créer le groupe.
Création d’utilisateurs
Création manuelle des utilisateurs
Dans les petites entreprises, il est conseillé de créer les comptes utilisateurs directement en tant qu’administrateur via l’interface de Nextcloud. Connectez-vous avec un compte ayant des droits d’administrateur sur l’interface web de Nextcloud. Cliquez sur votre icône en haut à droite de la barre de navigation et sélectionnez “Utilisateurs”.
Une vue d’ensemble des utilisateurs existants s’affichera, ici vous pourrez les gérer. Cliquez sur “Nouvel utilisateur” à gauche pour créer un nouvel utilisateur.
Nextcloud ajoutera maintenant une nouvelle ligne dans la liste des utilisateurs, où vous pourrez entrer les données appropriées. Nous recommandons d’utiliser un générateur de mots de passe pour créer les mots de passe.
Créez les utilisateurs souhaités et partagez avec eux les données d’accès individuelles. Les utilisateurs peuvent utiliser la fonction “Mot de passe oublié” pour réinitialiser leur mot de passe par e-mail.
Création de comptes utilisateurs pour les utilisateurs avec une adresse e-mail de l’entreprise
Si vous utilisez un domaine e-mail dédié au sein de l’entreprise, comme @musterfirma.de, vous pouvez autoriser uniquement les utilisateurs ayant cette adresse à se créer un compte dans le Cloud. Ainsi, les utilisateurs peuvent définir leur mot de passe eux-mêmes. Vous devrez simplement attribuer les autorisations souhaitées à l’utilisateur par la suite. Pour cela, l’utilisation de l’application “Inscription” est recommandée. Après l’installation, cela doit être encore configuré. Cliquez sur l’icône dans le coin supérieur droit et accédez aux paramètres.
Les réglages pour l’application d’inscription se trouvent ensuite dans le menu à gauche, tout en bas sous “Réglages supplémentaires”.
Entrez les domaines e-mail pour lesquels vous souhaitez autoriser l’inscription dans le champ “Domaines autorisés pour l’inscription”. De plus, “Confirmation par l’administrateur requise ?” doit être coché.
Sur la page de connexion de Nextcloud, un bouton “S’inscrire” apparaîtra, permettant aux utilisateurs d’accéder à un champ de saisie où ils pourront entrer une adresse e-mail. Ensuite, les utilisateurs recevront un lien de validation par e-mail. Après avoir cliqué sur ce lien, ils peuvent choisir un nom d’utilisateur et un mot de passe. Pour l’administrateur, les nouveaux comptes utilisateurs apparaîtront sous “Utilisateurs désactivés”, qui devront alors être activés et configurés :
Dossiers de groupe
Il est conseillé d’utiliser l’extension Nextcloud “Dossiers de groupe” pour partager des dossiers et des fichiers en groupe, ce qui permet de partager des dossiers pour des groupes. Ces dossiers ne sont attribués à aucun compte utilisateur individuel, mais appartiennent au groupe et sont gérés par les administrateurs. Comment installer l’application sera décrit sous Activation et installation d’étendues supplémentaires.
Configuration de dossiers de groupe
Pour configurer des dossiers de groupe, accédez au menu en tant qu’administrateur après vous être connecté via l’icône dans le coin supérieur droit. Cliquez sur “Paramètres”.
La page suivante apparaît :
Cliquez sur “Dossiers de groupe” dans le menu de gauche.
Un aperçu des dossiers de groupe déjà créés s’affiche. Vous pouvez également créer d’autres dossiers de groupe. Des autorisations différentes pour les dossiers peuvent également être assignées aux groupes, telles que “Écrire”, “Lire” et “Partager”.
Calendrier
Via le Cloud, les utilisateurs peuvent synchroniser leur calendrier personnel sur plusieurs appareils, mais également partager des rendez-vous avec d’autres utilisateurs du Cloud. Pour cela, l’application “Calendrier” doit être installée et activée. Comment cela se fait est décrit sous Activation et installation d’étendues supplémentaires.
Le calendrier peut ensuite être affiché et modifié dans l’interface web du Cloud. Une synchronisation du calendrier via les interfaces “CalDAV” avec des smartphones et des ordinateurs de bureau est également possible. Des articles complémentaires sur la configuration de la synchronisation sont disponibles à la fin de cet article.
Contacts
Via le Cloud, les utilisateurs peuvent synchroniser leurs contacts personnels sur plusieurs appareils. Pour cela, l’application “Contacts” doit être installée et activée. Comment cela se fait est décrit sous Activation et installation d’étendues supplémentaires.
Partage de fichiers et dossiers pour des utilisateurs internes ou externes
Le Cloud permet de partager vos propres dossiers et fichiers avec d’autres utilisateurs de Nextcloud ou des utilisateurs externes sans compte utilisateur dans Nextcloud. Pour partager un dossier, cliquez sur le symbole de partage à côté des dossiers.
Un champ de saisie s’ouvrira sur la droite, dans lequel vous pouvez entrer le nom de l’utilisateur avec lequel vous souhaitez partager le fichier ou le dossier.
Alternativement, les dossiers et fichiers peuvent être partagés via un lien. Cliquez ensuite sur le symbole “+” à côté de l’étiquette “Partager le lien”. Ici, vous pouvez effectuer d’autres réglages, comme par exemple si les utilisateurs peuvent uniquement voir les contenus ou également les modifier. Une date d’expiration pour le lien peut également être définie.
Partage fédératif de dossiers
Nextcloud offre également la possibilité de connecter des dossiers de deux ou plusieurs serveurs Nextcloud. Cette option est appelée “Partage de fédération” par Nextcloud. Par exemple, un répertoire de travail peut être créé qui peut être accédé à la fois par vous et par une entreprise partenaire. L’intégration des “Partages de fédération” peut être réalisée via le lien de partage du Cloud. Un “Partage de fédération” peut être créé comme suit :
- L’utilisatrice Alice crée un lien de partage dans le Cloud de l’entreprise A.
- Alice envoie le lien de partage à Bob, qui travaille dans l’entreprise B.
- Bob ouvre le lien de partage dans son navigateur web. Ensuite, il clique sur les trois points en haut de la page. Le menu suivant apparaît :
- Bob sélectionne l’option “Ajouter à votre Nextcloud”.
- Ensuite, Bob est invité à entrer son ID Cloud. Celui-ci se compose généralement, comme une adresse e-mail, du nom d’utilisateur et du domaine du Cloud, par exemple
max@mustermann-domain.de. - Bob se connecte au Cloud de l’entreprise B et ajoute le dossier partagé par l’entreprise A.
Chiffrement
Nextcloud offre la possibilité de chiffrer les fichiers téléchargés. Les données sont chiffrées sur le serveur à l’aide d’un mot de passe utilisateur. Si l’utilisateur oublie son mot de passe et n’a pas de clé de récupération, les données ne peuvent pas être récupérées même par l’administrateur. Le partage des données avec d’autres utilisateurs reste possible.
Pour des détails supplémentaires sur le chiffrement et une description de la manière dont il peut être configuré, consultez la documentation officielle de Nextcloud.
Intégration du Cloud dans votre infrastructure
Bureau
- Comment installer le client de bureau pour Nextcloud est décrit dans le guide “Configurer Nextcloud sur un ordinateur de bureau Windows”.
- Pour synchroniser Nextcloud avec votre calendrier, vos contacts et vos tâches dans Microsoft Outlook, le plugin “Synchroniseur Caldav Outlook” est disponible. Ce plugin open source est proposé gratuitement par une équipe de développeurs d’Autriche.
Smartphone
- La configuration du client Android pour synchroniser les fichiers est décrite dans un article séparé.
- L’application “DAVx⁵” est disponible pour synchroniser les calendriers et les contacts entre Nextcloud et Android.
- Sur les appareils Apple, l’application Nextcloud iOS peut être installée.